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[经验分享]HP PSC 950 傳真設定及其功能

載入原稿 將原稿面朝下放在玻璃上,上緣沿著白色邊界放好。如果原稿是相片的話,請將相片上緣沿玻璃右邊放置在中央,如下所示。 圖像 1: 將傳真內容裝入 All-in-One 返回頁首 從控制面板傳真 直接撥號 1.請先載入您所要傳真的文件。 2.如果「掃瞄」和「傳真」燈尚未亮起,請按「掃瞄」和「傳真」這兩個按鈕。 3.使用數字鍵盤,輸入目的地傳真機器的傳真號碼。撥打由一般電話撥到相同的號碼時,所需撥的任何號碼。 4.按「選項」來變更傳真的解析度,讓傳真資料變得更淺色或更深色,或是稍後再傳送傳真。使用向右或向左方向鍵,捲動過每一個選項下可以使用的選項。按 「輸入」 鍵以儲存變更。 5.按黑白「開始」按鈕,開始進行黑白傳真,或是按彩色「開始」按鈕,開始進行彩色傳真。此時會開始掃瞄頁面。黑白傳真會掃瞄到記憶體中,目前已使用的記憶體空間會顯示在液晶螢幕上;彩色傳真則會立即撥號。備註: 有些記憶體已由內部程序加以使用,例如設定值。 6.掃瞄頁面以後,液晶螢幕上會顯示訊息:「繼續掃瞄頁面?1=是 2=否」(Another Page?1=Yes 2=No)。如果不要再傳送其他頁面,請按 2,若要再追加頁面,請按 1。如果在 30 秒內不回應訊息,頁面就會傳送出去或傳真就會結束。 7.如果還要傳送其他頁面,液晶螢幕就會顯示「載入第二頁,再按 「輸入」 鍵」(Load p. 2 and press ENTER)。請載入下一頁,然後按 「輸入」 鍵。 8.如果您還要傳送其他的文件,只需要重複執行步驟 6 和 7 即可。 使用快速撥號 快速撥號必須在傳送之前,事先就已設定好。 設定快速撥號的號碼時,可以在接續式的號碼之間輸入兩秒鐘暫停時間,只要重複按「符號」按鈕,直到出現破折號即可。 如需快速撥號代碼清單,請按「設定」,數字 1,然後再按數字 3。如果要使用快速撥號傳送傳真,請執行下列步驟: 1.請先載入您所要傳真的文件。 2.如果「掃瞄」和「傳真」燈尚未亮起,請按「掃瞄」和「傳真」這兩個按鈕。 3.請按「選項」(OPTIONS) 按鈕,然後按向右方向鍵。液晶螢幕上應該會顯示「快速撥號」字樣。 4.按下 「輸入」。即顯示「快速撥號 00」(Speed Dial 00)。 5.如果知道代碼,就在鍵盤上輸入 1 位或 2 位數快速撥號代碼,或是按向右或向左方向鍵,捲動查閱所有快速撥號清單。 6.當正確的快速撥號顯示在液晶螢幕上時,按下「黑白」(BLACK) 或彩色 (COLOR) 開始按鈕,開始傳真。 7.掃瞄頁面以後,液晶螢幕上會顯示訊息:「繼續掃瞄頁面?1=是 2=否」(Another Page?1=Yes 2=No)。如果不要再傳送其他頁面,請按 1,若要追加頁面,請按 2。如果 30 秒內不回應訊息,頁面就會傳送出去或傳真就會結束。 8.如果還要傳送其他頁面,液晶螢幕就會顯示「載入第二頁,再按 「輸入」 鍵」(Load p. 2 and press ENTER)。請載入下一頁,然後按 「輸入」 鍵。 返回頁首 從電腦上送出傳真 從管理員軟體送出傳真 1.將要傳真的項目放置在掃瞄器玻璃上,如上面圖 1 所示。在產品的桌面圖示上連按兩下,以啟動「HP 管理員」軟體。 2.按下「傳真」圖示。 3.傳真主畫面便會出現 (請參閱圖 2)。這是完成所有傳真工作的畫面。在「傳真至」區域中,填入收件者的名稱和電話號碼。將項目新增至通訊錄供日後傳真使用,或新增至清單以輸入另一個傳真號碼。 圖像 2: 傳真主畫面 4.在品質部分選擇一個對應傳送傳真類型的按鈕,例如「標準」、「佳」或「相片」。「佳」或「相片」兩個選項會多花點時間,但如果需要高品質傳真,就應該使用這兩個選項。 5.如果要從掃瞄玻璃上傳送頁面,請確認在「包含在傳真內」區的「裝置內頁數」旁邊有核取符號。 6.若您想使用由 PC 產生的封面時,請一併確認「電腦建立封面」旁也有核取符號。按一下「編輯內容」,將訊息插入封面中。必要時,傳真可以只含一頁封面。請參閱本文的〈封面〉一節,以取得更多資訊。 7.必要時,請變更「彩色」或「黑白」設定值。 8.如果您在意傳真的外觀,請使用「預覽傳真」(Preview Fax),在傳送以前先查看傳真。 9.按下「立即傳送傳真」按鈕,以便立刻傳真,或按下「稍後傳送傳真」以輸入稍後傳真時間。 使用列印至傳真驅動程式 這個功能常被忽略,但非常有用。這也是傳送最高品質傳真的最佳方式,因為沒有掃瞄造成的降級問題。 執行這個功能簡直像執行一般列印工作那樣簡單。 1.請從任何可列印的程式、文字處理器、圖形程式或試算表建立想要的傳真。 2.完成工作準備傳真時,請從程式的「檔案」功能表選擇「列印」。從可用印表機清單中,選擇「HP Officejet V 系列傳真」驅動程式。針對要使用的程式,進行一般可允許的變更,例如邊界、頁面範圍、排頁等。選擇「列印」,啟動如上圖 3 所示的「傳送傳真」主畫面。 3.現在您可以將項目當成從管理員一般傳送。您可以加入一頁封面、在掃瞄路徑內加入更多張頁面一併納入傳真,也可以預覽傳真。按下「FAX NOW」(現在傳真) 按鈕,立即傳真,或按下「SEND FAX LATER」(稍後傳真),輸入稍後傳真時間。 返回頁首 電話公司語音郵件 如果已透過電話公司為電話線路提供語音郵件服務,就無法由 HP All-in-One 產品自動接收傳真。語音郵件服務會在電話公司接聽來電,在目的地就已結束電話。此時只要在線路上另外加裝特殊鈴聲分辨裝置,就可以解決這個問題。特殊鈴聲會指定另一個電話號碼給線路,而且該線路會發出與主電話號碼不同的鈴聲。請與電話公司聯絡以取得進一步相關資訊。 將傳真設定為以特殊鈴聲接聽 設定特殊鈴聲之前,必須事先知道特殊鈴聲的鈴響模式 (兩響或三響)。這項資訊可以向電話公司取得,或是將電話線路接上話機,然後以特殊鈴聲數撥打設定有特殊鈴聲的電話號碼。 若要使用控制面板按鈕,設定傳真來接聽特殊鈴聲,請執行下列步驟: 1.重複按「設定」按鈕直到液晶螢幕上顯示「進階傳真設定」(Advanced Fax Setup),然後按 「輸入」 鍵。 2.請在鍵台上按下 2。此時應該會顯示「接聽所有鈴聲」(Answer All Rings) (或類似訊息)。 3.按向右方向 (>) 鍵,捲動查閱所有可用的鈴響模式選項。當液晶螢幕上顯示出指定給特殊鈴聲數的鈴響模式時,按下 「輸入」 鍵。液晶螢幕會在短暫延遲之後,傳回日期和時間。 4.重複按「設定」按鈕,直到液晶螢幕上顯示「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 為止,然後按 「輸入」 鍵。 5.請在鍵台上按下 3。應該會顯示「接聽的鈴聲」。 6.按向右方向 (>) 鍵,捲動查閱所有可用的鈴聲數設定選項。顯示「1」時,按下 「輸入」 鍵。 返回頁首 手動接收傳真 HP PSC 950 預設為自動接聽。這個產品的控制面板上並沒有「自動接聽」按鈕,但是可以從「管理員」軟體,或是允許手動傳真接聽的控制面板的「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 中,來變更傳真設定。 設定印表機,使用「管理員」手動接收傳真 遵循下列步驟,變更「管理員」軟體中的設定,啟用 HP PSC 950,只執行手動接聽傳真。 1.連按兩下 HP All-in-One 多功能事務機圖示,開啟「管理員」軟體。 2.點選「設定」,再按「傳真設定」。 3.點選「接聽」索引標籤加以選取。 4.點選「手動」選項,然後按「確定」。下文傳真設定一節顯示這個索引標籤與選項,如下面圖 3所示。 從控制面板上 您也可以利用從控制面板變更「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) ,來關閉「自動接聽」。 1.按下「設定」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 選項。 2.按下「輸入」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「接聽鈴聲」選項。 3.按下「輸入」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「不接聽」(No Answer) 選項。當「接聽鈴聲」定為 1、2 或其他數目時,會啟動自動接聽功能。 4.按下「輸入」,回到控制面板上顯示日期與時間即可。 手動接收傳真的方法 從控制面板上: 1.All-in-One 多功能事務機接收到傳真電話時,請按下「傳真」按鈕,來啟動傳真功能。 2.請按「黑白」(Black) 或「彩色」(Color)「開始」按鈕來接收傳真。 返回頁首 檢查設定 通常最好是在第一次設定 HP All-in-One 多功能事務機之後,檢查傳真設定。您可以列印「功能表設定」報告,來執行這項檢查。 1.按下「設定」按鈕。 2.按下數字鍵盤上的 1,然後再按 4。 3.確認報告上所有設定值都與設定吻合。 返回頁首 基本設定 您可以執行「傳真設定精靈」(建議使用)、使用「傳真設定」對話方塊、或是從控制面板,變更基本傳真設定資訊。如需有關任何可用設定值的資訊,請點選「管理員」中的「說明」,然後開啟《線上手冊》。 傳真設定精靈 「傳真設定精靈」會詢問一系列問題,然後根據您的回答來決定最佳的傳真設定。這項程序是在安裝 HP All-in-One 軟體之後,初次重新啟動電腦時執行。也可以點選「設定」,然後再按「傳真設定精靈」,過後再度執行。 從 HP 管理員執行 您可以在顯示設定的索引標籤上,點選「說明」,取得有關任何可用設定值的資訊。 1.連按兩下桌面上的產品圖示,開啟「HP 管理員」。 2.點選「設定」,然後選取「傳真設定」。 3.調整成實際情況所需的設定值。 從控制面板上 設定值是透過「設定」按鈕,以及「基本」和「進階傳真設定」(Advance Fax Setup) 區來調整。 1.按下「設定」按鈕,直到液晶螢幕上顯示「「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 或「進階傳真設定」(Advance Fax Setup) 為止,依所需修改的設定值而定。 2.按 「輸入」 鍵,接受該功能表選項。 3.使用向左或向右方向鍵,捲動到所要的設定值上,然後按 「輸入」 鍵。 4.進行所要的變更之後,再按 「輸入」 鍵。 返回頁首 傳真設定和功能綜覽 許多不同的傳真設定和功能可以變更 All-in-One 的運作方式。您可以透過控制面板的「基本」和「進階傳真設定」,或「管理員」軟體的「傳真設定」畫面來變更這些選項。軟體使用起來較容易,本章節針對「傳真設定」畫面中的每個索引標籤,解釋其中每個選項,您可以參閱圖 3取得協助。 圖像 3: 接聽設定 紙張傳真品質 「紙張傳真解析度」- 有四個傳真傳送設定可以選擇:標準、佳、相片和極佳。一般傳真保留設定為「佳」就夠了。如果 All-in-One 所連接的機器,設定較低階,All-in-One 會自動調降解析度以配合接收的機器。下列清單為每種設定的實際解析度,以每英吋點數表示: •標準:黑白列印 200 x 100 Dpi,彩色列印 200 x 200 Dpi。這是最低的傳真設定,提供最快的可能傳輸速率,但是傳真品質最低。進行彩色傳真時,壓縮會使品質會降得更低,使傳真「大小」更小。 •佳:黑白或彩色傳真為 200 x 200 Dpi。這是一般的預設設定。 •相片:200 x 200 Dpi,具有 256 種不同灰階。彩色下調為「佳」。 •極佳:僅限黑白列印 300 x 300 Dpi。彩色下調為「佳」。要傳真的項目包含細線條或大量細節時,請使用這個設定。 「對比」- 可以調整傳送傳真的對比,不會影響色彩,也不會影響收到傳真的對比。 傳送傳真錯誤修正 – 可以使用核取符號開啟或關閉「錯誤修正模式」(ECM)。ECM 是用來檢查每個傳送資訊封包,確保封包正確的一種模式。 遇有線路雜訊非常強或訊號微弱的情況,特別是傳送傳真到國外時,必須關閉這個功能。收到的資料可能毀損且包含「干擾」內容,但是傳真還是可以送出去。 撥號 自動重撥:有核取符號可以允許忙線訊號或未接聽時自動撥號,沒有核取符號則不允許自動撥號。嘗試重撥的次數設定在 5。 電話撥號類型:依線路類型,定為撥號音或轉盤式電話。 連接至 PBX 電話系統:如果電話系統為 PBX,請調整撥號設定。 個人資訊 傳真標題內容:這是出現在傳送傳真頂端的名稱和電話號碼。 封面內容:顯示在電腦建立封面的資訊,包括名稱、公司名稱、傳真號碼和電話號碼。 接聽 電話接聽:在自動或手動間切換。若要以手動接收傳真,請按下控制面板的「START」(開始) 按鈕或從遠端電話按下 1-2-3。 自動接聽:變更接聽電話等待的鈴響次數。如果與電話答錄機合用線路,請選擇超過 4 的號碼。若線路為傳真機專用,請按 2。「接聽此區別鈴響模式」可以讓 All-in-One 辨別兩聲、三聲或一般鈴響模式。在同一條電話線上使用區別鈴響功能,可以讓兩個電話號碼使用同一條線。如此 All-in-One 可以擁有專屬號碼,避開語音信箱等不相容的問題。 報告 自動列印報告:All-in-One 會在遇到以下任何一種情況時,自動印出報告:任何傳送錯誤、任何接收錯誤、任何錯誤、每個傳送傳真和每通傳真。 列印裝置登錄:印出登錄,詳細列出最近 100 通傳真的傳真記錄。 接收 裝入紙張大小:必須符合紙匣內實際裝入的紙張大小:Letter、Legal 或 A4。 將傳真自動縮小為裝入紙張大小:一般運作情況下,這個項目應該開啟。這樣可讓接收的傳真符合裝入的紙張大小。如果收到一份 Legal 傳真,而紙匣內的紙張為 Letter 大小,傳真會自動縮小以配合 Letter 紙張。如果這個設定關閉,則 Legal 紙張的末端會列印到第二頁 Letter 或 A4 紙張。 「接收來自舊型靜音傳真機的傳真」- 核取這個項目可以讓 All-in-One 與無法發出某些一般必要撥號聲的舊型傳真機連接。但是線路上有雜訊或其他數位裝置時,All-in-One 也會無故嘗試連接。所以除非必要,請您最好不要核取這個選項。 音量 聲音音量:變更 All-in-One 內部喇叭的音量:關閉、小聲或大聲。 傳真機有來電:決定是否可以聽見鈴響。 按鈕按下有嗶聲:每次按下控制面板的按鈕時會發出聲音。 傳真轉送 「收到傳真轉寄給其他號碼」- 選取這個功能可以將輸入起始和結束日期間收到的任何傳真,發送到另一台不同的傳真號碼。離開辦公室且需要將所有傳真轉到其他位置時,這個功能就能派上用場。 返回頁首 封面 使用封面 若要使用電子封面,傳真必須從電腦進行。請確認「電腦建立封面」旁有核取符號 (圖 2)。請選擇「編輯內容」按鈕,開啟「封面資料」畫面 (圖4)。您可以在這裡輸入傳真收件者能看見的資訊。剩下的資料 (時間、日期、傳真號碼和名稱) 會自動填入。 圖像 4: 封面資料 建立自訂封面範本 使用「HP 影像編輯器」建立您自用的自訂封面範本。請從「管理員」畫面上方選擇「設定」→「傳真封面」。「HP 影像編輯器」會出現並載入一個基本範本,在這個範本中將會包含所有的基本傳送、接收和訊息欄位。請使用工具列上的各種影像編輯工具,以選取、插入、刪除和編輯範本內的物件。使用「附註」功能表的指令來編輯日期、時間、總頁數和其他傳真欄位。完成後,請從「檔案」功能表選擇「另存新檔」,確認使用 .cvr 副檔名儲存。封面會自動儲存在適當的路徑,通常為:C:\program files\hewlett-packard\hp Officejet v Series\coverpgs。 返回頁首 設定個人快速撥號 透過 HP All-in-One 多功能事務機上的控制面板或是連線的個人電腦,您可以指定快速撥號號碼給經常使用的傳真號碼,這樣一來就可以使用一位數或二位數代碼,迅速撥打這些號碼。您可以建立多達 60 組個人或群組代碼,不過設定的快速撥號號碼只能從控制面板上使用。 建議您在開始設定快速撥號之前,先印出一份快速撥號清單以方便對照。如需目前已設定的快速撥號代碼清單,請按「設定」,再按數字「1」「3」。 從控制面板上 1.按下「設定」按鈕,再按數字「2」「1」。 2.輸入想要設定的快速撥號號碼,或使用向左和向右方向按鈕來捲動快速撥號號碼,選擇一個尚未被指定的號碼,然後按下「輸入」按鈕。 3.輸入傳真電話號碼,再輸入名稱或公司號碼。請使用鍵台按鍵來捲動號碼與字母,也可以使用方向按鈕跳到下一個或前一個字元。 4.完成後請按下「輸入」按鈕確認。 5.您可以再按「1」輸入另一個快速撥號,或按「2」 結束。 從電腦中 1.到「管理員」視窗選擇「設定」,再選擇「快速撥號設定」。 2.點選「快速撥號設定」對話方塊中的「新項目」。 3.輸入一個名稱和傳真號碼,完成後請選擇「確定」。 4.必要時重複進行,完成後選擇「儲存」。 注意 :如果有人已經列入通訊錄中,請到「通訊錄」區,然後點選「選取」(Select From)。在「通訊錄」對話方塊中,選取您要指定快速撥號代碼的名稱。使用這個方法可以選取多個名稱。 返回頁首 設定群組快速撥號 這項功能可用來建立最多 20 個快速撥號代碼的發送清單,可以同時發送傳真給所有人。這種發送方式也稱為廣播傳真。正確使用這項功能: •如果要使用群組代碼中的傳真號碼,必須已經事先指定個人代碼。 •只能使用個人代碼;群組無法指定給群組。 •使用「控制面板」來傳送紙上文件時,如果輸入了指定給群組的「快速撥號」號碼,則文件會傳真至群組中每個人。 從控制面板上 1.按下「設定」按鈕,再按數字「2」「2」。 2.輸入想要的快速撥號號碼,或使用向左和向右方向按鈕捲動至已經建立的可用快速撥號號碼,再按下「輸入」。 3.再按 1 新增另一個快速撥號,或按 2 結束。 4.使用鍵台按鍵捲動至可用的數字和字母,輸入群組名稱,使用方向按鈕跳到下一個或前一個字元,完成後再次按下「輸入」。 從電腦中 1.開啟「管理員」,選擇「設定」再選擇「快速撥號設定」。 2.在「快速撥號設定」對話方塊中選擇「新群組」。 3.在「群組名稱」方塊中輸入名稱。 4.從左方清單選擇快速撥號號碼,然後點選「新增」。 5.作業完成以後,點選「確定」。 返回頁首 使用電話簿 HP PSC 950 將名稱和傳真號碼儲存在「電話簿」中,讓作業簡單容易。使用「HP 管理員」傳送傳真時,只要選取「電話簿」項目即可。 HP All-in-One 多功能事務機所使用的電話簿是 Microsoft Outlook Express 通訊錄。您可能已經在使用這套軟體,或是電腦上已經安裝了這套軟體。如果 PC 電腦上沒有 Outlook 或 Outlook Express,就無法提供這個選項。Internet Explorer 4.0 以上的版本都包含 Outlook Express,如果您可以連上網路,就能夠從 Microsoft 的網站 上,免費下載。 建立地址項目 請遵循下列步驟,在電話簿中加入項目。 1.在「HP 管理員」中,點選「電話簿」。 2.在「通訊錄」對話方塊中,點選「新連絡人」。 3.在「內容」對話方塊中,依適用情況點選「住家」(Home) 或「公司」(Business) 索引標籤。 4.輸入連絡人資訊,然後點選「確定」即可。 注意 :如果必須撥「9」或是其他數字,以跳出辦公室電話系統時,請先將該號碼輸入至「傳真號碼」方塊中,就在傳真號碼之前。如果要設定暫停,請使用逗號或破折號「-」鍵。 返回頁首 拒收傳真號碼設定 如果接收到不請自來的傳真時,則可以設定 HP PSC 950,使其於日後略過任何從同一傳真號碼傳來的傳真。 1.在「HP 管理員」中,點選「傳真日誌」。「傳真日誌」對話方塊會顯示。 2.點選「接收的傳真」索引標籤。 3.在「位置 ID」欄位中,選取適當的號碼,然後點選「拒收」。 4.在「拒收的傳真」索引標籤中,確定清單中已經包含了該號碼。 5.作業完成以後,點選「關閉」即可。


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